Как подготовиться к аудиторской проверке в отделе кадров

Как подготовиться к аудиторской проверке в отделе кадров

Как провести аудит кадровой документации своими силами

Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

(ред.

от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).
Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов ┌─── │ ┌──────────────────────┐ │ │ Составление плана по │ ───┘ │исправлению выявленных│ │ нарушений │ ┌─── └──────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ┌──────────────────────┐ │ │ Составление отчета о │ ───┘ │ текущем состоянии │ │ кадровой документации│ ┌─── └──────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ┌──────────────────────────┐ │ │ Определение состава │ ───┘ │текущей документации и его│ │ юридической грамотности │ ┌─── └──────────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ┌────────────────────────┐ ───┘ │ Определение сроков │ └────────────────────────┘ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┌────────────────────────┐ │ Определение цели │ └────────────────────────┘ Рис.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П.

и т.д.В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК: Перечень документов трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним; трудовые книжки; штатное расписание; книга или журнал учёта движения трудовых книжек; график отпусков; табель учёта рабочего времени; личные карточки; приказы о приёме на работу; приказы о переводах, увольнении; приказы по дисциплине, о командировках, отпусках; приказы по основной деятельности (касающиеся ОК); личные дела; заявления работников (могут подшиваться к приказам); правила внутреннего распорядка; положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных; инструкции по охране труда; журналы ознакомления с ЛНА; колдоговор (при наличии); должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности); перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем; графики сменности; договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Рекомендуем прочесть:  Кто такие духи в армии

Аудит кадрового делопроизводства

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся: — трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ); — график отпусков (ст. 123 ТК РФ); — штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.; — трудовые книжки (ст.

66 ТК РФ); — приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

Работник подтверждает получение экземпляра трудового договора, поставив подпись на экземпляре договора организации;ознакомить работника под подпись с приказом о приеме на работу (в трехдневный срок со дня фактического начала работы);заполнить личную карточку по унифицированной форме № Т-2 и ознакомить со всеми записями под подпись;заполнить трудовую книжку сотрудника, проработавшего в Организации свыше пяти дней;зарегистрировать трудовую книжку работника в книге учета хранения трудовых книжек и вкладышей в них.Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.

Переводы сотрудников Организации допускаются только с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Кадровый аудит — виды и методы проверки, этапы и сроки, результаты

Кадровый аудит бывает внутренним или внешним.

Первый вариант компания организовывает сама своими силами. Для этого руководству необходимо выделить отдельного специалиста, который бы провел анализ документации, занялся устранением финансовых, других нарушений. Второй вариант предусматривает привлечение внешних аудиторов, которые работают во всех подразделениях компании.

Они следят, чтобы документация велась правильно, персонал был оформлен официально (проверка поможет свести бумаги к нормам Трудового, Миграционного Кодекса). Анализируя документы организации или работу сотрудников внутри предприятия, можно сэкономить бюджет. Кадровый аудит по объему исследуемой информации делится на три группы: Сплошной – объемный внутренний или внешний аудит, который включает в себя анализ по всем группам бумаг (трудовые книжки, оформление, опускные, зарплатные отчеты).

Проверяем документацию кадрового подразделения, или Немного о кадровом аудите (Шадрина Т.В.)

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирования этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами.

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять. Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Проверяем документацию кадрового подразделения

Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Кадровый аудит: зачем, для чего и как?

В состав комиссии по проведению аудита рекомендуется включать юриста, бухгалтера и сотрудника отдела кадров (или иного специалиста, разбирающегося в кадровом делопроизводстве).

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации.

Первый этап — издание приказа о проведении проверки. Он доводится до сведения руководителя отдела кадров, чтобы тот смог подготовить и представить необходимые документы по теме проверки. Приказ может выглядеть следующим образом. Общество с ограниченной ответственностью «Санита» 14 февраля 2012 г. г. Норильск Приказ N 31 о проведении кадрового аудита Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации, ПРИКАЗЫВАЮ: 1.
Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу» с 27 февраля по 5 марта 2012 г.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора Закрашного Р.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1. Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей Документ Ссылка на нормативный акт Правила внутреннего трудового распорядка ст.

189, 190 ТК РФ Положение о защите персональных данных п. 8 ст. 86 ТК РФ Инструкция по охране труда ст. 212 ТК РФ Положение об оплате труда ст.

135 ТК РФ График отпусков ст. 123 ТК РФ Штатное расписание ст.

57 ТК РФ Табель учета рабочего времени ст. 91, 99 ТК РФ Приказы по основной деятельности Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

, п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.