Правильный архив личных дел

Личное дело: текущее хранение и передача в архив

Такая картотека состоит из алфавитных карточек. Пять главных новостей августа, которые изменят работу отдела кадров Пример оформления алфавитной карточки Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает:

  1. данные другие справочные.
  2. фамилию, имя, отчество работника;
  3. номер личного дела;
  4. дату его заведения;

Читайте также: При малой численности работников в организации можно вести алфавитную книгу учета личных дел.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, которые допускаются к просмотру личных дел, определяется локальным нормативным актом работодателя, например документами о порядке обеспечения сохранности персональных данных работников. Этими же документами должна регламентироваться процедура высылки личных дел по запросам в другие организации в тех случаях, когда это предусмотрено законом?
Каковы основные правила работы с личным делом, выданным во временное пользование? При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается:

  1. извлекать из личного дела имеющиеся в нем документы;
  2. разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.
  3. производить какие-либо исправления в документах личного дела;
  4. вносить в него новые записи или подшивать новые документы;

Обратите внимание: иногда требуется извлечь из личного дела какие-либо документы.

Оформление личного дела сотрудника при сдаче в архив

Инфо Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:подшивку или переплет дела;нумерацию листов дела;составление листа-заверителя;составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Порядок ведения личных дел в 2020 году

Читайте по теме в электронном журнале Справка

  • приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
  • заявления на отпуск или предоставление отгула;
  • материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.
  • справки с места жительства;
  • медицинские справки о состоянии здоровья;
Рекомендуем прочесть:  Оплачиваются ли майские праздники

Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

см.

Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий: руководящий состав; специалисты; лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.
в статье «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 4′ 2020 Оперативное хранение и учет Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег.

При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Как оформить личные дела работника в архив

Также должны быть указаны актуальные контактные данные. 3 Наименование должности, на которую вы претендуете, должна быть указана сразу после личных данных.

Документы в папке собираются в хронологическом порядке – с момента поступления работника до даты увольнения. В такой же очередности составляется внутренняя опись. Нумерация листов описи отдельная от нумерации документов личного дела. 4 Личные дела сотрудников выдаются только руководителю или другим лицам по распоряжению руководителя, а также самому работнику.

Информация, хранящаяся в личном деле, является конфиденциальной, а значит, не подлежит разглашению посторонним людям. Запрещается вносить изменения в предыдущие документы личного дела, а также извлекать их.

5 В отделе кадров хранятся дела только ныне работающих сотрудников.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

Как правило, в личное дело включаются следующие документы: документов дела; по учету кадров; ; ; автобиография; заявление о приеме на работу; копия документа, удостоверяющего личность; копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; копия ИНН; должностная инструкция; копии документов об образовании; характеристики и рекомендательные письма; личные заявления работника; трудовой договор; копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; аттестационные листы; отзывы должностных лиц о работнике; справки о состоянии здоровья; фотографии; (составляется при сдаче личного дела в архив).

Перечень документов формирования личного дела при сдаче в архив

Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах.

Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив. 4) Обеспечение их сохранности.

До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность. Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

Внимание Расчетно-платежные ведомости формируются с учетом порядка их ведения в бухгалтерии организации, т.е.

Как архивировать личное дело

Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений.

В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет. В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации.

В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72.

Правильный архив личных дел

Порядок формирования личного дела указан ниже по тексту. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе.

Этого требует законодательство РФ.

Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.