Журнал учета путевых листов обязательно ли вести

Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

легковым такси;
легковым транспортным средствам;
грузовым машинам;
автобусам.
спецтранспорту;

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы.

Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

Журнал учета путевых листов: форма 8

При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру. Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.

№ п/л Дата выдачи п/л Водитель Гаражный № ТС Подпись Примечание ФИО таб. № водителя в получении п/л диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя бухгалтера и дата приемки п/л 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0001 10.01.2020 Сергеев Антон Михайлович 941 0025 роспись водителя 10.01.2020 подпись диспетчера 13.01.2020 подпись бухгалтера заполняется при особенностях маршрута и т.п.

0002 10.01.2020 Першин Андрей Викторович 856 0034 роспись водителя 10.01.2020 подпись диспетчера 13.01.2020 подпись бухгалтера Предприятия и бизнесмены вправе дополнить таблицу графами с разной информацией, которую посчитают необходимой.

Образец журнала регистрации путевых листов 2020 год

Чтобы документально оформить такое сотрудничество, заполняется договор оказания услуг.

Вне зависимости от того, кто делает отметки в таблице, порядок ведения учета не меняется:

бланки отмечаются в хронологическом порядке;
запись делается по каждому путевому листу;
страницы нумеруются подряд.

Если период, на который оформлялся документ, подошел к концу, журнал учета выдачи путевых листов прошивается и подписывается.

Нужно убедиться в том, что все страницы регистра пронумерованы. По закону каждый предприниматель (или организация), использующий автомашины для своей деятельности, обязан предоставлять путевые листы и учитывать их в регистре. Сам бланк содержит полную информацию о поездке: данные водителя, маршрут, особенности груза.

Путевой лист служит доказательством расхода ГСМ при перевозках.

Журнал учета путевых листов: как вести отчетность в электронном виде

Отменить Отправить 05.11.2013 Путевой лист обязательный документ для каждого автопарка — только он является основанием для списания горюче-смазочных материалов. Все путевые листы хранятся в течение пяти лет и должны быть занесены в специальный журнал учета путевых листов.

Вести отчетность только в бумажном виде – это и не современно, и не эффективно.

Заполнять приходится горы бумажек, а нужны они только для налоговой! К счастью, есть способ превратить обременительную обязанность в полезный, удобный инструмент контроля и анализа. Закон суров, но он — закон Журнал учета путевых листов должен вестись в унифицированном виде — по форме №8. Эта форма дает возможность организациям и ИП контролировать работу с путевыми листами — процесс их выдачи и возврата.

Она разработана и утверждена Правительством РФ и должна применяться в обязательном порядке. На обложке журнала необходимо разместить следующую информацию:

наименование организации или ИП
ОГРН
ОКПО
ОКУД
Надпись «Журнал учета движения путевых листов»
период осуществления регистрации

Оборотная сторона должна быть скреплена печатью и подписью руководителя.

Листы журнала также необходимо оформить единообразно — в виде таблицы, состоящей из граф:

номер путевого листа
марка автомобиля
государственный номер автомобиля
Ф.И.О. водителя
дата выезда в рейс
показания спидометра

В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение, а его роспись должна стоять в соответствующей графе. Путевые листы должны регистрироваться в журнале независимо от того, на какой срок они выписаны. Если на длительный, то об этом необходимо указать в примечании.

Журнал может являться источником информации по вопросам контроля работы водителей и исчисления их зарплаты, но анализ данных, занесенных в него, представляется очень трудоемким. Электронный портал управления автопарком ID20 — выгодно и удобно Многие российские компании постепенно отказываются вести журнал учета путевых листов только в бумажном виде. Полностью избавиться от бумажной волокиты конечно вряд ли получится-закон обязывает организацию делать это.

Прекрасный выход из положения предложила компания SKT SOFT — она разработала комплексную систему , которая позволяет вести отчетность в электронном виде. Это дает ряд неоспоримых преимуществ.

Рекомендуем прочесть: Срок замены электроприбора в магазине

Ведь у тех компаний, которые продолжают пользоваться бумажными технологиями отсутствует возможность мониторинга работы персонала, не отлажен процесс работы с документацией в одном месте и процесс четкого планирования работы водителей. Все это приводит к низкой эффективности и скорости работы персонала, отсутствию возможности замера эффективности работы водителей, к нерешенным задачам по грамотному распределению бюджета.

ID20 позволяет организовать наглядную и простую систему анализа и контроля работы водителей. Вместо бумажного журнала, который нужно перелистывать и разбираться в каракулях, вы будете иметь электронные отчеты, которые будут сформированы по нужному вам показателю. К примеру, можно будет наглядно увидеть, сколько за месяц каждый водитель отработал часов, сколько километров он проехал и сколько бензина он потратил.

Таким образом, можно получить наглядную картину работы всего персонала.

ID20 -это не программа. Ее не нужно устанавливать или учиться на ней работать.

Это электронный портал, на который можно выйти с любого компьютера, ноутбука, планшета, айфона или айпада – для этого требуется только доступ к сети интернет. Работать с ID20 не только приятно, но и полезно. Те компании, которые уже пользуются ID20, отмечают, что эффективность их работы возросла более чем на 20 %.

Начните работать на портале прямо сейчас, позвоните по телефону 8 (495) 984-04-14, чтобы узнать, как подключиться к порталу.

Журнал учета движения путевых листов

Как правило, таким сотрудником выступает диспетчер транспортного отдела, который принимает путевые листы у водителей и передает их бухгалтеру для списания расходов топлива в соответствие с установленными нормами.Ответственный за ведение Журнала учета движения путевых листов должен быть зафиксирован в учетной политике.

В общем порядке, в документе указывают должность сотрудника, в обязанности которого вменяется заполнение Журнала.В настоящее время законодательство не выдвигает каких-либо четких требований относительно ведения Журнала, в связи с чем порядок оформления документа остается на усмотрение предприятия.

Ниже представлен алгоритм действий для составления и заполнения Журнала, подготовленный с учетом общих нормативных рекомендаций:На подготовительном этапе компания принимает решение относительно формы, в соответствие с которой будет составлен .

Журнал учета движения путевых листов: заполняем правильно

Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств. В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Записи можно делать от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать листы для того, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться.

В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульный лист документа, как обычно, должен содержать наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк.

Никаких подписей и печатей на титульном листе проставлять не нужно.

Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно.

Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности.

Журнал учета путевых листов

– это документ, в котором отражаются все сведения о собственнике предприятия, водителе, самом транспортном средстве, маршруте следования и расхода ГСМ.

Для учета и контроля заполнения, а также движения путевых листов в компании необходимо вести соответствующую книгу для контроля: журнал учета движения путевых листов по форме № 8. Обращаем ваше внимание, что с 2013 года вступил в силу Федеральный закон , в соответствии с которым форма №8 считается необязательной для заполнения, но желательной для ведения журнала учета путевых листов автотранспортных средств.

На вопрос, обязательно ли вести журнал учета в России в 2020 году, отвечают Минтранса.

Однако предприятие имеет право разработать свою локальную форму, аналогичную , утвержденной Постановлением Госкомстата.

Бланки в организации должны быть утверждены руководителем предприятия.

Вводится в действие книга учета путевых листов непосредственно руководителем организации, а ее ведение и основные положения следует прописать в учетной политике предприятия. Четких границ и рамок по сроку и периоду действия журнала не предусмотрено Законом РФ, однако, в основном, его заводят на 1 год либо на 1 месяц, при особых обстоятельствах деятельности предприятия.

Срок хранения первичных документов, и журнала учета путевых листов в том числе, составляет от 5 лет.

В журнале учета движения легкового автомобиля, грузового и пассажирского транспорта предприятия необходимо фиксировать, регистрировать путевые листы, которые выдаются водителям. Правила заполнения журналов едины, и рекомендации можно изучить . Журнал состоит из нескольких частей.

Титульный лист:

Юридическое название предприятия.
Реквизиты организации (ОКПО).
Период ведения журнала.

Табличная часть со сведениями:

№ путевого листа и фактическая дата выдачи на руки водителю.
Сведения водителя (Ф.И.О. и табельный №).
Гаражный № автомобиля.
Подписи уполномоченных лиц и ответственных лиц (водителя, диспетчера, бухгалтера).

Журнал регистрации и выдачи путевых листов имеет так называемую сквозную нумерацию и его необходимо вести в хронологическом порядке.

Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия.

В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана . В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге). В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом.

Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде. Если необходимо внести исправления в журнал учета путевых листов, следует руководствоваться законодательными .

Исправления в журнале, как и в остальных первичных документах, следует осуществлять путем легкого зачеркивание неверных данных и внесения новой записи с датой и визированием подписью и печатью. Образец заполнения журнала можно скачать бесплатно .

На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8.

Этот документ считается первичной документацией, которая фактически подтверждает расходы ГСМ, позволяет планировать затраты и снизить налоговые платежи.

Кроме того, книга учета требуется для начисления водителям.

Обязателен ли журнал учета путевых листов

Подборки из журналов бухгалтеру

Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру Опубликовано: 04.03.2015 00:00 Источник: журнал «Главбух» Да, можно.

Унифицированные бланки обязательны лишь для автотранспортных организаций. Остальные компании вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов. Нетиповые путевые листы зафиксируйте в учетной политике Разработанный компанией документ должен отвечать требованиям, предъявляемым к первичке. Кроме того, «своя» форма путевого листа должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г.

№ 152. В частности, это сведения о водителе и данные о транспортном средстве. Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут — указать конкретный пункт назначения и место отправки. Какие документы по ГСМ (кроме путевого листа) запросит ИФНС?

Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях).

Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме.

Также отдельным приказом назначают комиссию которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.

? Нет, не обязателен. Но если в вашей компании много служебного транспорта, такой документ лучше вести. Это позволит контролировать движение путевых листов и сдачу их в бухгалтерию. Типовая форма журнала учета (форма № 8) утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Но компания может разработать собственную форму.

Есть ли документы, которые могут заменить путевые листы? Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный транспортом путь.

Например, бумагами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением машин. Таким прибором может быть оборудование с встроенной системой спутниковой навигации (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354). Что нужно для учета НДС при покупке бензина за наличные?

Чтобы поставить НДС к вычету, понадобятся кассовый чек и счет-фактура. При этом счет-фактуру заправка выдаст, только если у подотчетника (работника, покупающего топливо) будет доверенность на получение ТМЦ. Когда же доверенности нет, счет-фактуру не оформят.

В этом случае посмотрите, упомянут ли НДС в чеке. Если нет, топливо можно учесть по цене приобретения. То есть списать в расходы всю сумму, которая отражена в чеке.

Если же НДС указан, то этот налог к вычету лучше не ставить и на расходы не относить.

Это наиболее безопасный вариант.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

тому, кто его вел;
и директору или бухгалтеру.

Те же самые требования к реестру, распечатанному собственноручно.

Если он заводится на месяц, то обязательно в конце периода его надо пронумеровать, прошнуровать и подписать.

В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине.

Но поскольку первичные документы, сведения о которых заносятся в форму, хранятся в организации не менее 5 лет, очевидно, что и сам реестр должен храниться столько же.